Virtua Healthcare System

Introdução

Virtua Healthcare System

A Comissão Mista americana (The Joint Commission) considera a comunicação eficaz um componente essencial da assistência médica de qualidade e da segurança do paciente. À medida que o segmento de saúde se torna mais complexo, as organizações de assistência médica tendem a integrar as comunicações com as outras tecnologias vitais para melhor apoiar as operações cotidianas, possibilitar uma melhor prestação de serviço e melhorar os resultados dos tratamentos.

O Virtua é o maior sistema de assistência médica do sul de Nova Jersey. A missão da organização é proporcionar uma experiência extraordinária ao paciente através da assistência com mais qualidade. Para apoiar sua missão e crescimento, o Virtua fez uma parceria com a NEC para melhorar e integrar sua infraestrutura de voz e dados para ter um acesso mais rápido à informação, melhorar a comunicação do médico e a assistência ao paciente.

Desafios

O Virtua é um sistema de assistência médica grande e complexo com quatro hospitais, duas casas de repouso, dois centros de assistência ambulatorial, uma entidade de assistência médica domiciliar e 19 sites de serviços médicos. A organização com rápido crescimento tem mais de 8.400 funcionários em 62 locais espalhados por três condados de Nova Jersey.

A tecnologia desempenha um papel importante no Virtua e a TI é vista como a facilitadora fundamental para a capacidade de prestação de serviço. "Uma organização pode ter a melhor estratégia, os melhores processos, as melhores pessoas", afirma Ninfa Saunders, presidente e COO do Virtua Healthcare System. "Mas, se eles não se comunicam e não convertem os dados em informações para terem maior utilidade, nada acontece." "A organização procurou transformar a sua infraestrutura de TI para fornecer aos usuários um acesso mais rápido a informações precisas e mais completas."

Os líderes do Virtua veem as comunicações como uma parte muito importante da tecnologia. Mark Van Kooy, doutor, diretor médico de informática do Virtua, disse que o papel das comunicações na prestação de assistência é indispensável. "Nossa necessidade de comunicar é incomparável em relação ao passado", diz Van Kooy. "Os dias de deixar um número de telefone ou até mesmo carregar um bipe não existem mais."

O Virtua procurou uma solução para as comunicações que se integrasse aos sistemas de dados da organização. "A comunicação por voz é a maneira mais eficiente de se comunicar, então foi muito importante que incorporássemos as comunicações e os dados de voz à nossa estrutura tecnológica, acrescenta Alfred Campanella, vice-presidente e CIO do Virtua.

A solução também melhoraria a comunicação entre os médicos. "A comunicação é extremamente importante nas operações cotidianas do hospital entre os clínicos – os profissionais que prestam a assistência junto ao leito dos pacientes. " diz Campanella. "O que realmente precisamos é de uma comunicação imediata pessoa a pessoa, que seja confiável, eficaz e que realmente ajude a apoiar a prestação de assistência segura e eficiente ao paciente." acrescenta Van Kooy.

O Virtua buscou um parceiro de soluções que pudesse integrar suas tecnologias de voz e dados. Com quase todos os aspectos das instalações do Virtua, das funções administrativas e da prestação de assistência médica envolvendo a tecnologia, o parceiro precisaria ser capaz de implantar um projeto de grande escala com o mínimo de transtornos para as operações 24/7 cotidianas do Virtua.

Solução

O Virtua primeiramente expandiu a sua rede de longa distância (WAN) a todos os 62 edifícios. A organização também construiu dois novos centros de dados para operar aproximadamente 250 aplicativos de software e mais de 25 sistemas diferentes, incluindo um upgrade para os arquivos médicos eletrônicos.

Campanella e a sua equipe procuraram a NEC para projetar um sistema robusto de comunicações unificadas e integrá-lo à infraestrutura de TI do Virtua. Um gerente de projeto da NEC e um do Virtua trabalharam em colaboração para coordenar cada passo do processo.

"A NEC entende a missão da assistência médica e nossas necessidades únicas" , afirma Campanella. "As pessoas que eles levaram às reuniões durante os processos de planejamento e implantação obviamente entenderam o que é importante para nós e foram capazes de se adaptar às nossas necessidades particulares."

O Virtua implementou em fases os recursos das comunicações unificadas, começando com a mensagem unificada para que médicos e enfermeiros recebessem mensagens de voz via e-mail. Já que a organização está usando também a tecnologia sem fio, os funcionários podem acessar o e-mail enquanto se movem, usando um telefone sem fio VoIP.

"A capacidade de acessar a minha caixa postal através do meu e-mail modificou meu fluxo de trabalho significativamente - no passado, eu teria que ligar do meu telefone ou parar na minha mesa para verificar as mensagens" , diz Van Kooy. "Agora, eu apenas verifico o meu e-mail para recuperar as mensagens de voz no ato e responder imediatamente."

O ambiente integrado fornece aos médicos os dados do paciente em tempo real para apoiar uma assistência segura e mais eficaz. "Se uma enfermeira está ao lado do leito e necessita verificar os resultados laboratoriais do paciente antes de administrar a medicação, ela pode imediatamente acessar a informação no seu telefone sem fio" , diz Kelly Beach, diretora de enfermagem no hospital Virtua em Voorhees. "Não há espera - tudo está na ponta dos dedos das enfermeiras, então isso fecha o círculo para a assistência ao paciente."

Outros recursos integrados e avançados das Comunicações Unificadas (UC) permitem às centrais de atendimento do Virtua utilizar a navegação na tela e o recurso "siga-me" fornece aos pacientes o mesmo número de telefone quando eles são transferidos para outros quartos. "Nós gostamos dos vários recursos do software UC da NEC, assim como da sua capacidade de integração" , diz Campanella. "Estamos levando a cabo sua integração com outros aplicativos clínicos."

O sistema UC é gerenciado pelos funcionários de TI do Virtua e por vários profissionais de suporte presencial da NEC. Campanella disse que o Virtua tem tido uma excelente relação com a NEC. "Eles realmente entendem nosso ambiente, instalações, cultura e desejo de qualidade, não apenas em assistência médica, mas também em termos de prestar serviços de TI 24/7 que sejam muito confiáveis." acrescenta ele.

Resultados

O ambiente de TI aperfeiçoado e recentemente integrado do Virtua melhora a capacidade da organização para comunicar e compartilhar as informações do paciente em tempo real.

Os médicos podem acessar as informações do paciente e os diagnósticos mais rapidamente, o que, por sua vez, leva a um tratamento mais rápido e à melhor saúde do paciente. "A capacidade de ter informações conosco à medida que nos movemos no sistema tem sido uma vantagem tremenda", diz Van Kooy. "O uso da tecnologia móvel e de telefones sem fio VoIP permite-me falar com enfermeiras e colegas diretamente, o que proporcionou-me realmente a capacidade de estender muito mais o meu alcance e, ainda, de permanecer em contato a todo momento."

O resultado final é uma assistência extraordinária ao paciente. "Nós agora temos dados que operam juntos, são acessíveis e precisos para os médicos no momento e no lugar certo para o paciente certo. Nossa expectativa é que, através da tecnologia, possamos posicionar o Virtua como o melhor lugar para uma experiência extraordinária para o paciente." Saunders diz.

No início de 2011, o Virtua abrirá um novo hospital de 650.000 metros quadrados em Voorhees. "O novo hospital terá as tecnologias mais avançadas, por isso nós também queríamos o sistema de UC nas nossas antigas instalações para termos um bom entendimento de como ele funciona e como usaremos os vários recursos", diz Campanella. "Estamos prontos para transferir esse sistema para as novas instalações para a sua inauguração."

Campanella reconhece a NEC como uma parte essencial do sucesso do projeto. "A NEC tem sido muita atenta às nossas necessidades e muito receptiva com quaisquer questões ou preocupações. Realmente tem sido fácil. Eu trabalho com mais de 200 fornecedores de diferentes tecnologias e a NEC está entre os cinco principais em termos de facilidade de lidar com eles." Campanella conclui.